Ministři schválili změny v archivaci digitálních dokumentů a v elektronickém podpisu

Archivování dokumentů v digitální podobě by mělo dostat jasný systém a pravidla, jejich návrh v podobě novely zákona o archivnictví ve středu podle zdroje agentury Mediafax odsouhlasila vláda. Ministerstvo vnitra společně s tím navrhlo upravit zákon o elektronickém podpisu.

"Cílem návrhu zákona je dokončit a zpřesnit systém zásad pro nakládání s dokumenty v digitální podobě a zajistit jednotný právní rámec pro jejich výběr a ukládání (respektive kompletní péči o ně)," zdůvodnil úpravu rezort Jana Kubiceho (nestr.).

"S přihlédnutím k velkému společenskému významu uchovávání a zpřístupňování informací pro současné i budoucí potřeby společnosti je pozornost věnována rovněž podmínkám akreditace a vlastní odborné činnosti digitálních archivů," dodali předkladatelé.

Jako další důvod pro novelizaci zákona o archivnictví ministerstvo uvedlo sjednocení podmínek výkonu spisové služby ve veřejné správě. "Je zřejmé, že postupný vývoj zejména elektronických systémů pro vedení spisové služby v elektronické podobě si vyžaduje řešení dalších podrobností, stanovujících věcné, technické a organizační podmínky pro výkon spisové služby v elektronické podobě," stojí v důvodové zprávě zákona.

Ministerstvo přiznalo, že stávající předpisy pokulhávají za praxí. Formulované byly obecně a bez znalostí dopadu požadavků na reálný provoz původců dokumentů. Šlo především o doručování dokumentů v digitální podobě, ať už formou datové zprávy odesílané přes internet, nebo prostřednictvím informačního systému datových schránek. "Dosavadní závazná úprava této oblasti právních vztahů dosud bohužel neřeší zásadní problematiku podoby datových zpráv, resp. dokumentů v digitální podobě po stránce technické," postesklo si vnitro.

Pro zajištění dlouhodobé správy dokumentů v digitální podobě je podle ministerstva nutné vytvořit podmínky pro vybudování jednotného informačního systému Národního digitálního archivu (NDA), a to udržitelného a snadno rozšiřitelného. "Přestože o vytvoření NDA rozhodla vláda již v roce 2006, systematické řešení stanovení podmínek archivace dokumentů v digitální podobě v současné právní úpravě dosud chybí," přiznal Kubiceho rezort.

Podle zákona budou nově archiválie v digitální podobě ukládané v Národním archivu, který dosud spravoval především písemnosti. Uložené tu budou i dokumenty náležející do péče Archivu bezpečnostních složek nebo státních oblastních archivů. Lidí se k nim budou moci dostat systémem umožňujícím dálkový přístup, tedy především přes internet.

Archivační povinnost se vztahuje i na doprovodné údaje k dokumentům, takzvaná metadata, která v nich umožní snadněji vyhledávat. Kromě názvu archiválií nebo jmen jeho autorů je to například i jeho datová velikost nebo seznam těch, kteří k němu mají umožněný přístup.

Zákon také stanoví, že digitální dokument podepsaný uznávaným elektronickým podpisem bude automaticky považovaný za pravý. Opak, tedy jeho nepravost, bude nutné dokázat.

Novela zákona o elektronickém podpisu přináší terminologická zpřesnění a uvádí podrobnosti k certifikaci. Například skartační lhůta dokumentů, které souvisejí s certifikačními službami, bude muset jejich vydavatel uchovávat 10 let.

Po uplynutí desetileté lhůty bude muset poskytovatel certifikačních služeb mít dalších 20 let k dispozici údaje "umožňující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby nebo označující osoby v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné číslo nebo datum narození a číslo dokladu, na jehož základě byla ověřena identita podepisující osoby, a vydané kvalifikované certifikáty".

Podle návrhu ministerstva vnitra má soubor změn začít účinkovat od 1. července 2012.

Vláda odsouhlasila začlenění auditu do finanční kontroly veřejné správy

Součástí systému finanční kontroly ve veřejné správě by se nově měl stát audit, který bude moci probíhat stejně jako například u peněz z evropských fondů. V novele zákona o finanční kontrole to navrhuje ministerstvo financí, vláda normu ve středu podle zdroje agentury Mediafax posvětila.

"Nejvýznamnější změnou je zavedení dvoustupňového systému finančních kontrol," píší předkladatelé ve zdůvodnění svého záměru, kterému jako vzor posloužila praxe některých zemí Evropské unie. Do systému finanční kontroly má být zařazený výkon auditu ve veřejné správě. Zákon navíc rozděluje kontrolní mechanismy finančního řízení, za které odpovídají manažeři, od výkonu auditu.

Stávající systém není jednotný pro kontrolu národních a zahraničních prostředků. "Kontrola finančních prostředků EU a ostatních veřejných prostředků ČR, vynakládaných v rámci spolufinancování s těmito finančními prostředky, je uskutečňována formou auditu," píše ministerstvo financí. Ostatní veřejné prostředky jsou přezkoumávané formou veřejnosprávní kontroly. "Navrhovaná novela proto umožňuje vykonávat audit ve veřejné správě na základě stejných postupů jako audit zahraničních prostředků," dodává rezort.

Podle ministerstva odborníci stávajícímu systému vytýkají složitost a organizační i finanční náročnost jeho aplikace například pro malé obce nebo příspěvkové organizace. "Kritizována je také nedostatečná koordinace kontrol vykonávaných jednotlivými příslušnými kontrolními orgány, čímž dochází k nadměrné duplicitě kontrol," přiznávají ministerští úředníci.

Připravená novela zdůrazňuje odpovědnost řídících a výkonných struktur za výkon veřejnosprávní kontroly. Naopak u auditu ve veřejné správě se nově klade důraz na organizační oddělení jeho výkonu i na jeho nezávislé postavení. "Novela tím umožňuje přiblížení kontrolních mechanismů používaných při kontrole finančních prostředků EU a národních a ostatních zahraničních finančních prostředků," zdůvodňuje změny rezort financí.

Součástí zákona mají být nově hlavní povinnosti vedoucích zaměstnanců při zajišťování výkonu řídící kontroly, které byly dosud jen ve vyhlášce. Autoři normy také navrhují rozšířit případy, v nichž mohou orgány veřejné správy nahradit činnost interního auditu jinými opatřeními. Malým obcím a orgánům veřejné správy má ulehčit práci omezení povinnosti podávání zpráv o výsledcích finančních kontrol.

"Aplikace předkládaných změn bude v jednotlivých orgánech veřejné správy vyžadovat přijetí příslušných organizačních opatření v rámci vnitřní organizační struktury pro přesun části kapacit kontrolních pracovníků vykonávajících veřejnosprávní kontrolu do útvarů, které budou vykonávat audit ve veřejné správě," shrnuje dopad úprav ministerstvo financí.

Podle představ předkladatelů návrh přinese snížení nákladů na kontrolní činnosti u orgánů veřejné správy s malým počtem zaměstnanců. Celkově nemá změna mít negativní dopad na veřejné rozpočty.

Společně s úpravou finanční kontroly čeká změnu také školský zákon. Podle jeho stávající úpravy má veřejnosprávní kontrolu ve školských zařízeních na starosti školní inspekce. Nově by hospodaření těchto zařízení mohly přezkoumávat jiné orgány státní správy, které k tomu mají podle předkladatelů odborné předpoklady. Inspektoři by se tak měli soustředit především na kvalitu výuky.

Novelu zákona musí po vládě odsouhlasit parlament a podepsat prezident. Účinkovat by měla od 30. června letošního roku. Vedoucí orgánů veřejné správy budou mít pak půlrok na to, aby zajistili úpravu systému finanční kontroly podle tohoto návrhu.

Autor: Jan Kálal